Dalam sebuah proyek, perencanaan (planning) selalu dibuat. Biasanya semakin detil, semakin bagus, tetapi tidak ada yang menjamin 100% akan berhasil. Perencanaan akan memprediksi hasilnya seperti apa, kapan hasilnya akan terlihat, bagaimana cara mencapai hasil tersebut, apa saja kendala yang akan dihadapi dan siapa saja yang akan terlibat.
Biasanya digunakan tools dari Microsoft Exel, Microsoft Project, atau aplikasi-aplikasi online seperti Asana, Jira, Teamwork, Wrike untuk membuat visualisasi Timeline sehingga seluruh tim bisa mempunyai persepsi yang sama tentang sebuah rencana.
Tetapi dalam kehidupan, apa yang kita rencanakan belum tentu sesuai dengan apa yang kita harapkan. Dan ini normal. Yang tidak normal adalah kita mempunyai mental untuk cepat menyerah, takut akan kendala yang akan dihadapi, memaksa ingin berjalan sesuai dengan rencana dan tidak ingin menggunakan cara lain. Dan untuk menghadapi semua itu, kita perlu stategi (strategy).
Strategi akan meminimalisir kendala-kendala yang akan dihadapi saat menjalankan rencana yang sudah dibuat. Jadi walaupun sudah punya strategi, lagi-lagi tidak ada jaminan 100% bahwa akan berhasil. Tetapi walaupun tidak ada jaminan, anda jangan pesimis, keluarkan seluruh potensi anda untuk mencapai tujuan. Pengalaman akan membuat statistik keberhasilan dalam menjalankan rencana akan semakin banyak.
Contoh kendala adalah klien mau membuat website, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana. Strateginya adalah dengan edukasi di awal sehingga klien menjadi pintar dan bisa bekerjasama dengan anda. Kalau tidak, maka dijamin revisi tidak akan ada habis-habisnya.
Contoh terkadang kita membuat perencanaan secara urutan dan sistematis, tetapi saat dijalankan bisa saja urutan tersebut bisa berubah, ini bagian dari strategi. Setiap saat kita harus beradaptasi terhadap situasi dan kondisi.
Jadi strategi ini benar-benar sangat dinamis. Tools yang telah disebutkan di atas juga mengakomodir untuk mereview setiap tindakan yang telah kita lakukan, kendala apa yang dihadapi, dan apa yang bisa mempercepat proses.
Istilah-istilah zaman sekarang seperti Agile, Scrum, Sprint bertujuan untuk itu. Bersama-sama seluruh tim yang terlibat untuk mereview setiap tindakan yang telah dan akan dilakukan. Serta dapat memutuskan secara CEPAT, tidak terhalang oleh sekat-sekat birokrasi yang rumit.
Dari pengalaman menangani beberapa proyek di Kementerian dan Lembaga RI, serta memberikan konsultasi kepada Students Baba Studio, strategi ini yang lebih penting dari perencanaan. Jangan sampai memaksa harus jadi tanggal tertentu, memaksa dengan cara tertentu tanpa adanya diskusi dengan tim yang terlibat, termasuk klien. Komunikasi dan Kordinasi setiap saat adalah kunci agar perencanaan yang sudah dibuat berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh semua pihak.